個人情報保護方針

　株式会社五大オーエーは、各種ソフトウェアの開発・保守業務を行っております。特に介護福祉関係の総合的なソフトウェアは、多くの社会福祉法人様及び福祉関係の事業者様にご利用を戴いております。又福祉関連事業として、介護保険請求代行サービスの運営も行っております。それらの業務の中で取扱う個人情報の保護につきましては、取得・利用等の管理場面で保護体制を徹底しております。特に、福祉関係の個人情報は、ご本人及びご家族様のプライバシーにもつながる要配慮個人情報が含まれることを認識し、その保護管理に最善を尽くしております。今後も、個人情報を保護することを当社の業務の重要な柱と捉え、よりお客様の信頼を勝ち取れる会社となることを宣言致します。

【個人情報の取得・利用及び提供に関すること】

　当社では、業務で取扱う個人情報及び当社の従業者の個人情報の取扱いについて、利用目的を明確にし、その利用目的以外の利用は行いません。又個人情報は、法令に基づく場合及びご本人に事前同意を得た場合を除き、第三者に提供することはありません。また、個人番号の提供は、番号法に明記された提供のみおこないます。なお当社選定基準の下、委託業務遂行の範囲内で個人情報を外部に委託することがございます。

【個人情報に関する法令、国が定めるその他の指針その他の規範の遵守】

　当社では、JISQ15001、個人情報保護法をはじめの各省庁及び保健医療福祉分野のガイドラインその他の指針・規範を遵守し、最新の規範の管理を行います。

【個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止及び是正に関すること】

　当社では、個人情報への不正アクセス、漏洩、滅失又は毀損等のリスクに対応する体制を整え、安全管理策を実施しています。又事故が発生した場合には、その原因を究明し二次被害の防止につとめ、速やかに是正の処置を講じます。

【苦情及び相談への対応に関すること】

　当社では、本個人情報保護方針の内容及び個人情報の取扱いについて、苦情及び相談をお受けいたします。以下の問合せ先にご連絡をお願い致します。

【個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に関すること】

　当社では、IT技術の動向等を含めた社会環境の変化に対応し、継続的に当社の個人情報保護マネジメントシステムを見直し、改善を推進します。

1. 個人情報の利用目的

当社では、下記の利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報を利用します。

【開発業務の利用目的】

1. ソフトウエア開発の受託業務に伴い、受託契約の範囲内で導入の為に必要な指導及びシステム改善のご提案の中で利用します。
2. ソフトウエア導入後は、受託契約の範囲内で保守点検の為に利用します。
   上記のように開発関連の受託業務において、委託元からお預かりした個人情報は、受託業務の目的遂行の範囲内でのみ利用し、当社のために利用することはございません。

【介護保険等の請求代行サービス】

介護保険、障害者自立支援の請求業務の代行サービスに伴い、事業者様からお預かりする個人情報は、各帳票の記入・請求業務・送付業務等の請求代行業務の範囲内でのみ利用します。

【総務人事業務の利用目的】

1. 応募者情報は、選考資料及び応募者への連絡・問合せの為、利用します。
2. 従業者情報は、経理処理・福利厚生・健康管理等の雇用管理のため、及び連絡・問合せの為、利用します。
3. 当社役員情報は、当社の登記簿謄本に記載され、必要に応じて役所及び関係者に氏名・住所が提供されることがあります。
4. 番号法施行により、従業者及びご家族、お取引業者様から個人番号を取得します。個人番号の利用目的は法律に定められており、それ以外の利用は致しません。
5. 退職者情報は、在職中の給与・健康情報等の記録管理のため、及び社会保険等の各種資格喪失者の記録の管理のため並びに退職者に必要に応じて連絡を取るため、利用します。

【営業業務の利用目的】

1. 取引先情報は、名刺の交換等により取得し、連絡先の管理に利用します。また、一般的な商習慣に基づいた儀礼的な各種のご挨拶・ご連絡等に利用させていただく場合がございます。
2. ｗｅｂ上のメール又はＦＡＸ・お電話等で各種のお問い合わせを受けた場合には、お問合せ内容に合わせた回答及び必要な資料送付の為、利用します。

<個人情報の取得方法>

1. ご本人から直接書面にて個人情報を取得する場合には、当社の従業者の個人情報も含めて「JIS Q 15001:2017 附属書A.3.4.2.5」で定められた事項を予め書面でご本人に明示し、同意をいただきます。
2. 直接書面で取得する以外のすべての取得
   直接書面以外で取得する個人情報の利用目的は、「JIS Q 15001:2017　附属書A. 3.4.2.4」で公表することが定められています。当社では委託情報を含めて、直接書面以外で取得する個人情報の利用目的は、上記１.個人情報の利用目的に記載の通りです。
2. 保有個人データ等に関する開示等（利用目的の通知・開示・訂正、追加又は削除・利用停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求について
1. 保有個人データ又は第三者提供記録に関しての周知事項
   1. 個人情報保護管理者
      社内で個人情報保護管理者(総務部：個人情報統括責任者)を選任しています。連絡先は下記の連絡先と同じです。
   2. 保有個人データの利用目的
      当社の開示等の請求に応じる権限を有する保有個人データの利用目的は以下の通りです。

      1. 応募者情報
      応募者情報は、選考資料及び応募者への連絡・問合せの為、利用します。
      個別に同意書でも告知をしています。
      2. 従業員情報
      従業者情報は、経理処理・福利厚生・健康管理等の雇用管理のため、及び連絡問合せの為、利用します。
      個別に同意書でも告知をしています。
      番号法施行により、従業者及びご家族、お取引業者様から個人番号を取得します。
      個人番号の利用目的は法律に定められており、それ以外の利用は致しません。
      3. 退職者情報
      在職中の給与・健康情報等の記録管理のため、及び社会保険等の各種資格喪失者の記録の管理のため並びに退職者に必要に応じて連絡を取るため、法令に定められた期間保管し利用します。
      4. お問合せ情報
      ｗｅｂ上のメール又はＦＡＸ・お電話等で各種のお問い合わせを受けた場合には、お問合せ内容に合わせた回答及び必要な資料送付の為、利用します。
      5. 取引先情報
      名刺の交換等により取得した取引先情報は、連絡先の管理に利用します。また、一般的な商習慣に基づいた儀礼的な各種季節のご挨拶・ご連絡等に利用させていただく場合がございます。
      6. 当社役員情報
      当社の登記簿謄本に記載され、必要に応じて役所及び関係者に氏名・住所が提供されることがあります。
   3. 保有個人データの取扱いに関する苦情の連絡先
   下記の連絡先と同じです。
   4. 保有個人データの安全管理のために、以下の保護体制を構築しています。
   1. 個人データの取扱いについて、基本方針を作成・公表をしています。個人データの取扱い場面毎に、運用に関する各種規程及び各種記録簿を策定、運用を実施しています。
   2. 組織的安全管理措置
   個人データ取扱いに関し、個人情報保護管理者・個人情報保護責任者等の社内責任体制を構築し、個人データの範囲を明確化し、運用の報告・承認体制を整備しています。また、運用の定期的な点検及び監査を実施しています。
   3. 人的安全管理措置
   システム管理者を任命し、情報機器の取扱いの安全管理をおこない、従業者に対して必要な教育を実施しています。従業者は、個人データ取扱いについて、秘密保持の誓約書を提出しています。
   4. 物理的安全管理措置
   入退出管理責任者を任命し、従業員の入退出及び外部者の入退出を管理しています。また、外部からの侵入防止・災害からの情報機器・個人情報データベースの保護の措置を講じています。
   5. 技術的安全管理措置
   システム管理者は、情報システム及び各種機器・各種媒体管理を行い、外部からの不正アクセス等を阻止する仕組みを構築しています。また、従業員のアクセス制限等を実施し、運用上の担当者を明確化し個人情報データベースの保護体制を構築しています。
2. ご請求手続
1. 保有個人データ又は第三者提供記録に関する各種請求を行う場合には、以下の連絡先にお電話でお問合せください。
2. 担当者が、お問い合わせの内容、住所・お名前等を確認させていただい上で「手続方法の説明書」と「申請用紙」をお送り致します。なお、書面以外の方法をご希望の場合には、その旨を担当者にお伝えください。
   （利用目的の通知および開示の場合の手数料の通知もご案内します）
3. 代理人によるご請求の場合は、代理人の方から下記にご連絡をお願い致します。ご本人からのご請求と同じ対応を取らせていただきます。

なお、委託元からお預かりした個人情報に関しては、当社で各種お問い合わせにお答えする権限はございません（当社の保有個人データではありません）。委託元にお問い合わせをお願い致します。